Menilai dan Mengurangi Biaya Operasional Departemen Piutang Internal

Biaya operasional departemen piutang (accounts receivable/AR) sering tersembunyi di balik gaji staf, langganan software, dan ongkos bank, padahal secara total bisa memakan 2–4% dari nilai kas yang berhasil ditagih, bahkan lebih tinggi pada bisnis kecil dan sektor tertentu. Jika tidak diukur dan dikendalikan, perusahaan pada dasarnya mengeluarkan terlalu banyak uang “hanya untuk bisa dibayar”. Artikel ini mengulas cara menilai biaya operasional AR secara sistematis dan strategi konkret untuk menurunkannya, tanpa mengorbankan kualitas penagihan maupun hubungan dengan pelanggan.

Bagi perusahaan di Indonesia yang mulai menata fungsi keuangan dan piutang, langkah menurunkan biaya operasional AR dapat dikombinasikan dengan pemanfaatan otomasi, perbaikan proses, dan kerja sama selektif dengan mitra manajemen piutang seperti UCC Global Indonesia, sehingga departemen internal bisa lebih ramping, fokus, dan strategis.

---

1. Mengapa Biaya Operasional Departemen Piutang Perlu Dinilai?

1.1 Dampak langsung ke profitabilitas dan kas

Studi terbaru tentang cost-to-collect menunjukkan bahwa:

• Bisnis kecil kerap mengeluarkan lebih dari 2,5–3% dari total revenue untuk aktivitas penagihan dan pengelolaan piutang.​
• Perusahaan jasa profesional bisa mencapai 3–5% karena kompleksitas penagihan dan dispute; kontraktor pemerintah 4–6% karena siklus bayar panjang dan persyaratan kepatuhan yang berat.​

Semakin tinggi rasio ini, semakin banyak margin laba yang “dimakan” oleh biaya untuk mendapatkan pembayaran.

1.2 Indikator efisiensi dan kesehatan proses AR

Organisasi benchmark menyebut:

• Best-in-class cost-to-collect dapat mendekati atau bahkan di bawah 2%, sedangkan praktik umum berkisar 2–4%, tergantung ukuran dan sektor.
• Cost-to-collect yang terlalu tinggi mengindikasikan proses yang lambat, manual, dan penuh bottleneck; sebaliknya, rasio yang sehat menunjukkan workflow yang efisien dan penggunaan sumber daya yang tepat.

Tanpa mengukur, perusahaan sulit mengetahui apakah departemen piutang bekerja efisien atau tidak.

---

2. Cara Menilai Biaya Operasional Departemen Piutang

2.1 Cost-to-collect: metrik utama

Definisi umum cost-to-collect:

\text{Cost-to-Collect} = \frac{\text{Total Biaya Proses AR & Penagihan}}{\text{Total Kas yang Tertagih}} \times 100

Konsep ini identik dengan definisi di revenue cycle management: total biaya untuk mengoperasikan siklus penagihan dibandingkan total koleksi dalam periode tertentu.

Langkah praktis:

1. Tentukan periode (misalnya 1 tahun).

2. Hitung total biaya AR & collections:

   • Gaji + tunjangan staf AR/collections.

   • Biaya software AR/ERP/CRM terkait.

   • Biaya bank (fee virtual account, kartu, gateway).

   • Biaya surat menyurat, print, dan pengiriman dokumen.

   • Biaya hukum dan pihak ketiga terkait penagihan.

   • Overhead proporsional (sewa kantor, utilitas, dll.).

3. Hitung total kas yang tertagih dari pelanggan dalam periode itu.

4. Bagi dan kalikan 100 untuk mendapatkan persentase.

2.2 Cost per collection / cost per invoice

Sumber KPI AR merekomendasikan juga melihat biaya per “aksi”:

• Cost per collection action (biaya per tindakan penagihan).
• Operational cost per invoice (biaya operasional per invoice/piutang).

Contoh: jika total biaya AR Rp30.000.000 untuk menangani 172 invoice dalam periode tertentu, biaya operasional per invoice sekitar Rp174.000 per invoice.​

Semakin rendah angka ini, semakin efisien operasi AR, dengan catatan tidak mengorbankan kualitas dan hasil penagihan.

2.3 Total biaya AR per Rp1.000 pendapatan

Benchmark lain menghitung:

• Total biaya proses AR dan collections per Rp1.000 revenue (atau per Rp1 juta revenue, disesuaikan).

Ini memudahkan perbandingan lintas bisnis dan periode, sebagaimana dilakukan dalam studi benchmark proses AR global.

---

3. Komponen Utama Biaya Operasional AR Internal

3.1 Tenaga kerja (labor)

Biasanya komponen terbesar:

• Gaji & tunjangan staf AR/collections, termasuk manajer, analis, dan admin.
• Studi menyebut manual collection bisa “membakar” biaya signifikan per FTE hanya untuk tugas retrieval data dan entri manual.

Jika banyak waktu staf dihabiskan untuk tugas berulang (copy-paste data, membuat laporan manual, mengingatkan satu per satu), cost-to-collect cenderung tinggi.

3.2 Sistem dan teknologi

Meliputi:

• Lisensi ERP, AR module, CRM, tools collections, dan integrasi payment.
• Biaya implementasi, maintenance, dan upgrade.

Otomasi yang tepat biasanya menurunkan biaya per tindakan penagihan, meskipun menambah biaya software; netonya sering tetap menguntungkan.

3.3 Biaya perbankan dan pembayaran

Termasuk:

• Fee per transaksi, biaya settlement, biaya integrasi payment gateway.
• Biaya chargeback dan penanganan dispute terkait pembayaran.

Optimasi kanal dan negosiasi dengan bank/penyedia payment dapat menurunkan biaya ini.

3.4 Biaya dokumen, surat menyurat, dan legal

• Printing invoice & surat tagihan, pengiriman pos/kurir.
• Biaya pengacara, gugatan, dan eksekusi terkait piutang bermasalah.

Digitalisasi invoice dan penanganan sengketa dini dapat memangkas bagian signifikan dari pos ini.

---

4. Strategi Mengurangi Biaya Operasional Departemen Piutang

4.1 Optimasi pemanfaatan sumber daya

Panduan pengurangan biaya AR menekankan pentingnya:

• Memetakan workflow AR untuk mengidentifikasi tugas berulang, clerical, atau low-value (misalnya input manual, pencarian data, rekap di Excel).
• Mengelompokkan fungsi: pisahkan tugas penagihan, rekonsiliasi, dan dispute agar tidak “campur aduk” dan menimbulkan bottleneck.​
• Menetapkan KPI produktivitas per FTE (jumlah akun, jumlah kontak efektif, rasio tertagih) dan mengalihkan FTE dari tugas manual ke analisis dan negosiasi.

Hasilnya, perusahaan bisa mengurangi kebutuhan FTE tambahan sambil meningkatkan output per orang.

4.2 Mengurangi biaya invoicing dan dokumentasi

Sumber praktik AR menyoroti bahwa berpindah ke e-invoicing dan eDelivery memberi dua keuntungan: biaya lebih rendah dan arus kas lebih cepat.

Beberapa langkah:

• Beralih ke invoice elektronik (email, portal AP) untuk mengurangi biaya print dan pos, serta mempercepat penerimaan.
• Menstandarkan template invoice untuk mengurangi error dan dispute yang memerlukan penanganan mahal.
• Menyimpan dokumen secara digital terpusat, mengurangi biaya arsip fisik dan waktu pencarian.

Studi menyebut eDelivery yang tinggi bisa mengurangi DSO beberapa hari sekaligus menghemat biaya cetak dan kirim.​

4.3 Otomasi proses penagihan

Banyak sumber menyatakan bahwa investasi utama untuk menurunkan biaya AR adalah otomasi:

• Pengingat otomatis (email/SMS/WhatsApp) terjadwal untuk jatuh tempo dan overdue, sehingga mengurangi waktu telepon manual.
• Pembuatan statement berkala otomatis.
• Rules-based workflows untuk eskalasi ke collector ketika upaya otomatis gagal.

Studi kasus menunjukkan bahwa otomasi dapat menurunkan biaya per tindakan penagihan dan meningkatkan kapasitas tim secara drastis.

4.4 Optimalisasi biaya pembayaran dan integrasi bank

Strategi yang disarankan:

• Mendorong kanal pembayaran berbiaya rendah (transfer bank, virtual account) ketimbang kartu kredit atau metode dengan fee tinggi, jika sesuai.
• Mengurangi biaya integrasi dan rekonsiliasi dengan menggunakan koneksi bank yang lebih terstandar dan otomatis.
• Mengurangi biaya error dan chargeback melalui verifikasi data pembayaran yang lebih baik.

4.5 Penggunaan outsourcing/mitra eksternal secara selektif

Analisis cost-benefit outsourcing AR menunjukkan bahwa:

• Mengalihkan sebagian proses (misalnya penanganan dispute, penagihan tahap akhir, atau penerimaan pembayaran di pasar tertentu) ke penyedia layanan dapat mengurangi biaya FTE, pelatihan, dan infrastruktur internal.
• Outsourcing yang terintegrasi dengan otomasi dapat menurunkan biaya proses tertentu hingga 70–80% dalam beberapa kasus, terutama untuk penanganan klaim/deduction yang kompleks.​

Di sini, perusahaan dapat bekerja sama dengan mitra seperti UCC Global Indonesia untuk:

• Menangani segmen piutang yang paling sulit dan menunggak lama.
• Menghindari penambahan staf internal untuk kasus sporadis atau lintas negara.

Dengan demikian, departemen internal dapat fokus pada AR “sehat” dan hubungan klien, sementara beban berat disalurkan ke pihak profesional dengan struktur biaya variabel (success fee, volume-based).

---

5. Langkah Implementasi Praktis bagi Perusahaan

5.1 Audit biaya AR dan baseline KPI

Mulai dengan:

• Menghitung cost-to-collect dan cost per collection/invoice untuk 12 bulan terakhir.
• Mengidentifikasi pos biaya terbesar dan aktivitas paling menyita waktu.
• Membandingkan dengan benchmark umum (misalnya 2–4% untuk banyak organisasi, lebih tinggi untuk bisnis kecil dan sektor kompleks).

5.2 Prioritisasi inisiatif penghematan

Berdasarkan audit:

• Pilih “quick wins” seperti e-invoicing, template standar, dan pengingat otomatis.
• Susun roadmap jangka menengah: otomasi lanjutan, integrasi bank, dan outsourcing segmen tertentu.

5.3 Kolaborasi dengan mitra profesional

Dalam konteks UCC Global Indonesia:

• Klien dapat menyerahkan segmen piutang menunggak lama atau lintas negara untuk ditangani secara profesional, sehingga biaya internal tetap terkendali.
• Data dari sistem AR internal dapat diintegrasikan untuk memberi visibilitas penuh atas biaya dan hasil penagihan.

Pendekatan ini selaras dengan tren global: mengombinasikan digitalisasi internal dengan penagihan eksternal berbasis keahlian untuk menekan total biaya sambil menjaga arus kas.

---

FAQ: Menilai dan Mengurangi Biaya Operasional Departemen Piutang Internal

Q: Angka cost-to-collect yang sehat itu berapa?

A: Berbagai sumber menyebut kisaran 2–4% sebagai benchmark umum yang sehat, dengan organisasi besar yang sangat efisien dapat mendekati 1,5–2%, sedangkan bisnis kecil dan sektor kompleks bisa berada di 3–6%.

Q: Komponen terbesar biaya operasional departemen piutang biasanya apa?

A: Umumnya biaya tenaga kerja (gaji & tunjangan staf AR/collections), diikuti biaya sistem/teknologi, biaya perbankan dan pembayaran, serta biaya dokumen dan legal.

Q: Bagaimana cara paling praktis mulai menurunkan biaya operasional AR?

A: Tiga langkah cepat adalah: beralih ke e-invoicing untuk mengurangi biaya cetak & kirim, mengotomatiskan pengingat pembayaran dan statement, serta memetakan dan menghilangkan tugas manual berulang melalui digitalisasi.

Q: Apa risiko jika terlalu agresif memotong biaya di departemen piutang?

A: Jika pemotongan dilakukan tanpa perbaikan proses, perusahaan bisa mengalami penurunan kualitas penagihan, naiknya bad debt, dan rusaknya hubungan dengan pelanggan. Fokus harus pada efisiensi proses dan otomasi, bukan hanya pemangkasan staf.

Q: Kapan sebaiknya mempertimbangkan outsourcing sebagian fungsi AR?

A: Outsourcing layak dipertimbangkan ketika biaya internal untuk segmen tertentu (misalnya penanganan dispute kompleks atau penagihan piutang tua) terlalu tinggi atau menyita banyak waktu, sedangkan penyedia eksternal dapat melakukannya dengan struktur biaya variabel dan keahlian khusus.

Q: Bagaimana UCC Global Indonesia membantu mengurangi biaya operasional departemen piutang internal?

A: UCC Global Indonesia dapat mengambil alih penanganan segmen piutang tertentu (misalnya piutang menunggak lama, lintas negara) sehingga perusahaan tidak perlu membangun kapasitas internal penuh untuk kasus tersebut. Dengan pendekatan berbasis data dan laporan transparan, klien dapat menekan biaya tetap, mengefisienkan tim internal, dan tetap menjaga performa penagihan.